Обязанность организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установлена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. К ним отнесены приказы, распоряжения по личному составу, в том числе о приеме, переводе на другую работу (перемещении), увольнении работников.
Обязательные сроки хранения документов по личному составу
Обязательные сроки хранения архивных документов по личному составу регламентируется разделом II упомянутого приказа Росархива. Срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 01.01.2003, то их необходимо хранить 75 лет; если после – 50 лет. Это относится к трудовым договорам, документам о приеме, переводе другую работу (перемещении), увольнении работников, личным карточкам персонала.
С 2020 года для ряда документов по личному составу увеличен срок хранения. Это касается графика отпусков – 3 года вместо 1 года; книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо 3 лет. По некоторым документам, напротив, уменьшен срок хранения. Так, документы о дисциплинарных взысканиях работников необходимо хранить 3 года вместо 5 лет, а заявки о потребности в иностранных работников – 1 год вместо 5 лет.
Ответственность за нарушения при хранении архивной документации
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена ответственность. Такие нарушения наказываются предупреждением или наложением административного штрафа на граждан в размере от 1 000 до 3 000 рублей; на должностных лиц – от 3 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей.
Такие штрафы налагаются на должностных лиц и организации, которые не соблюдают сроки хранения документов. В частности, уничтожают или утилизируют архивные документы, в том числе по личному составу, раньше срока. Ранее размер штрафа для граждан за такое правонарушение составлял от 100 до 300 рублей, а для должностных лиц – от 300 до 500 рублей. Ответственность для юридических лиц не предусматривалась.
